Empfangstresen planen: Maße, Barrierefreiheit und Akustik

Empfangstresen werden meist nach dem Aussehen ausgewählt und nach dem Preis vergeben. Beides ist nachvollziehbar und beides führt regelmäßig zu denselben drei Problemen: Der Tresen ist nicht barrierefrei nutzbar, der Empfang ist akustisch der schwierigste Raum im Gebäude, und die Technik passt am Ende nicht hinein. Alle drei lassen sich in der Planung billig vermeiden und nachträglich fast gar nicht – weshalb der Tresen früh in die Büroeinrichtung gehört und nicht ans Ende der Möbelliste.

Empfangstresen oder Empfangstheke – der Unterschied ist keiner, die Anforderung schon

Zwischen Empfangstresen und Empfangstheke gibt es keine fachliche Unterscheidung; beide Begriffe meinen dasselbe Möbel. Die Unterscheidung, auf die es tatsächlich ankommt, verläuft anders: Wird stehend oder sitzend bedient, und ist der Bereich öffentlich zugänglich oder nur intern?

Ein rein interner Empfang in einer Bürogeschossfläche ist ein Möbelthema. Sobald der Bereich öffentlich zugänglich ist – und dazu zählen Büro- und Verwaltungsgebäude ausdrücklich –, kommen bauordnungsrechtliche Anforderungen an die Barrierefreiheit hinzu. Ob die entsprechende Norm im konkreten Fall verbindlich eingeführt ist, entscheidet die zuständige Bauaufsicht. Das gehört vor die Ausschreibung, nicht danach.

Die Maße, die über die Barrierefreiheit entscheiden

Die DIN 18040-1 gilt für die barrierefreie Planung öffentlich zugänglicher Gebäude, zu denen Büro- und Verwaltungsgebäude gehören. Für Servicetresen macht sie konkrete Vorgaben.

Daraus folgt der Satz, an dem die meisten Empfangsentwürfe scheitern: Ein durchgehend 110 Zentimeter hoher Tresen ist kein barrierefreier Tresen. Die übliche Lösung ist ein abgesenkter Abschnitt – und dabei kommt es auf ein Detail an, das in Ausschreibungen fast immer fehlt: Der abgesenkte Abschnitt muss unterfahrbar sein, nicht nur niedriger. Eine niedrige Ablage mit einem geschlossenen Korpus darunter erfüllt die Anforderung nicht, sieht auf dem Plan aber genauso aus.

Der zweite regelmäßige Fehler liegt in der Reihenfolge: Der unterfahrbare Abschnitt ist genau der Ort, an dem sich Technik, Schubladen und Kabelführung besonders gut verstecken ließen. Wird die Technikplanung nach der Möbelplanung gemacht, wandert sie erfahrungsgemäß genau dorthin – und die Barrierefreiheit ist wieder weg.

Warum der Empfang akustisch der schwierigste Raum im Gebäude ist

Der Empfang ist der einzige Arbeitsplatz im Haus, an dem gleichzeitig telefoniert, Besucher begrüßt und gelegentlich Vertrauliches besprochen wird – in einem Raum, der aus Repräsentationsgründen meist hoch ist und harte, glatte Oberflächen hat: Glas, Stein, Sichtbeton, Metall.

Nach der Systematik der Arbeitsstättenregeln ist eine Empfangstätigkeit mit hoher Sprachverständlichkeitsanforderung der strengeren Kategorie zuzuordnen – also demselben Anspruchsniveau wie ein Besprechungsraum, nicht wie eine Verwaltungsfläche. Was daraus folgt, steht im Ratgeber ASR A3.7: Lärm im Büro.

Hinzu kommt eine Besonderheit, die nur der Empfang hat: Der Tresen selbst ist eine große, harte, senkrechte Fläche unmittelbar vor dem Sprecher und reflektiert dessen Stimme zurück in den Raum. Wirksame Maßnahmen sind deshalb weniger spektakulär als sie klingen – eine absorbierende Verkleidung der Tresenfront zur Besucherseite, Absorberfläche an der Rückwand hinter dem Arbeitsplatz und, wo Vertraulichkeit gefordert ist, ein separater Besprechungspunkt abseits des Tresens statt eines höheren Aufsatzes. Welche Bauteile dafür zur Verfügung stehen, zeigen die Akustiklösungen im Büro.

Was im Tresen verschwinden muss – und was das für die Planung bedeutet

Ein Empfangstresen ist kein Möbel mit einem Kabel, sondern ein Technikschrank mit einer Sichtfläche. Was typischerweise hineinmuss:

• ein oder zwei Monitore samt Halterung und Höhenausgleich
• Besucherausweis-Drucker oder -Terminal, mit erreichbarem Papierfach
• Netzwerk- und Stromanschlüsse, getrennt geführt
• Zutrittskontrolle, Sprechstelle und gegebenenfalls Schlüssel- oder Schließfachverwaltung
• eine Revisionsöffnung, durch die man auch nach dem Einbau noch an alles herankommt

Zwei Punkte werden regelmäßig zu spät bedacht. Der erste ist die Wärme: Ein geschlossenes Technikfach ohne Lüftungsquerschnitt ist ein Ausfallrisiko, das sich in der Planung mit wenigen Zentimetern Lüftungsschlitz vermeiden lässt und nachträglich nur durch Aufschneiden der Front. Der zweite ist der Zugang: Wer den Kabelweg erst nach dem Aufstellen plant, führt ihn sichtbar über den Boden – oder muss den Estrich öffnen.

Deshalb gehört der Bodenauslass für Strom und Daten in die Planung des Tresens, nicht umgekehrt. Der Anschlusspunkt liegt idealerweise innerhalb des Tresenkorpus und nicht daneben; das ist eine Festlegung von wenigen Zentimetern, die nach dem Estrich nicht mehr korrigierbar ist.

An genau dieser Stelle entscheidet sich auch, wer das Risiko trägt. Der Tresen ist ein Möbel; der Bodenauslass, der Wandanschluss und die Zuleitung sind Bauleistung. Zwischen beidem liegt in vielen Projekten eine Lücke, die niemandem gehört und erst am Aufstelltag sichtbar wird – dann ist die Ausführung fertig und die Korrektur teuer. Für die bauseitigen Gewerke arbeiten wir deshalb fest mit IBS Betrieb zusammen. Möbelplanung und Bauleistung lassen sich damit in einer Terminkette abstimmen, statt sie an der Schnittstelle zweier Gewerke zusammenlaufen zu lassen. Welche Leistungen im Einzelfall bauseits erbracht werden und wer sie ausführt, klären wir vor der Ausschreibung.

Serienmöbel oder Sonderanfertigung

Empfangstresen sind einer der wenigen Bereiche der Büroeinrichtung, in denen die Sonderanfertigung eher Regel als Ausnahme ist. Der Grund ist selten der Gestaltungswunsch, sondern die Summe der Randbedingungen: eine vorgegebene Wandlänge, ein Fluchtweg, der eine Mindestbreite daneben verlangt, ein Bodenauslass an fester Stelle, eine geforderte unterfahrbare Länge und eine Technikausstattung, die es in keinem Serienkorpus gibt.

Wo Serienmaße passen, sind sie in Lieferzeit, Preis und Ersatzteilversorgung im Vorteil und sollten genutzt werden. Wo sie nicht passen, ist eine gezwungene Serienlösung teurer als die Sonderanfertigung – weil die Anpassungen als Nebenleistungen entstehen und niemand sie am Anfang aufgeschrieben hat. Wer Tresen, Trennwände und Möblierung in einem Zug vergibt, findet den Leistungsüberblick unter Objektausstattung aus einer Hand.

Neun Punkte, die vor der Ausschreibung geklärt sein sollten

1. Ist der Empfangsbereich öffentlich zugänglich, und welche Barrierefreiheits-Anforderung leitet die Bauaufsicht daraus ab?
2. Wie lang ist der unterfahrbare Abschnitt, und ist „unterfahrbar" ausdrücklich so ausgeschrieben – nicht nur „abgesenkt"?
3. Welche nutzbare Durchgangsbreite bleibt neben dem Tresen, gemessen im fertigen Zustand?
4. Wo liegt der Bodenauslass für Strom und Daten, liegt er innerhalb des Korpus – und wer erbringt diese bauseitige Leistung?
5. Welche Geräte kommen in den Tresen, und wie werden sie belüftet und gewartet?
6. Ist eine Revisionsöffnung vorgesehen, und ist sie im eingebauten Zustand erreichbar?
7. Welche akustische Anforderung gilt am Empfangsarbeitsplatz, und wo liegen die Absorberflächen?
8. Gibt es einen Ort für vertrauliche Gespräche außerhalb des Tresenbereichs?
9. Wie wird der Tresen im Brand- und Fluchtwegkonzept behandelt, insbesondere die Lauflinie zum Ausgang? Grundlagen dazu unter Fluchtwege und die ASR A2.3.