Besprechungsraum Ausstattung: Größe, Akustik und Kosten

Meetingräume sind das Aushängeschild Ihres Büros – und die Räume, in denen Videocalls, Kundengespräche und Workshops stattfinden. Wer zu klein plant, verliert Meetingzeit an Raumsuche; wer zu üppig plant, verschwendet Fläche zu Mietkosten von 25–45 €/m² monatlich.

Besprechungsraum, Meetingraum oder Konferenzraum?

Wer einen Meetingraum ausstatten will, stößt zuerst auf ein Begriffsproblem: Besprechungsraum, Meetingraum und Konferenzraum werden im Alltag synonym benutzt, in der Planung meinen sie aber verschiedene Größenordnungen. Für die Planung lohnt es sich trotzdem, sie auseinanderzuhalten – nicht aus Prinzip, sondern weil an ihnen unterschiedliche Anforderungen hängen.

• Besprechungsraum ist der Oberbegriff und zugleich der Standardfall: ein geschlossener Raum für vier bis zehn Personen, in dem gearbeitet und diskutiert wird. Er braucht gute Sprachverständlichkeit, eine verlässliche Videoausstattung und genug Schalldämmung, damit nach außen nichts Verständliches dringt.
• Meetingraum meint in der Praxis dasselbe, betont aber die kurze, terminierte Nutzung – häufig mit Buchungssystem und Anzeige an der Tür.
• Konferenzraum bezeichnet den größeren, repräsentativen Raum ab etwa zehn Personen: Boardroom, Kundenpräsentation, Aufsichtsratssitzung. Hier steigen die Ansprüche an Technik, Vertraulichkeit und Ausstattung sprunghaft.

Unterhalb dieser drei endet der Bereich der Räume: Für Einzeltelefonate und Videocalls einer Person ist kein Raum nötig, sondern eine Kabine – siehe unseren Ratgeber zur Telefonbox fürs Büro.

Besprechungsraum Ausstattung nach Raumgröße: was in welchen Raum gehört

Als Faustregel planen Sie 1 Huddle je 8 Mitarbeiter, 1 Meetingraum je 20 Mitarbeiter und 1 Boardroom pro Standort. Details zur Gesamtplanung: Büroplanung-Checkliste. Unterhalb des Huddle Rooms endet der Bereich der Meetingräume: Für Einzeltelefonate und Videocalls einer Person ist kein Raum nötig, sondern eine Telefonbox – Bedarf, Schalldämmwerte und Preise dazu stehen in unserem Ratgeber zur Telefonbox fürs Büro.

Für die bauliche Abtrennung der Räume selbst – ob als Glaswand oder als feste Systemtrennwand – siehe unsere Übersicht zu Systemtrennwänden.

Die optimale Ausstattung folgt damit der Nutzung, nicht dem Budget: Ein Raum für vier Personen braucht keine professionelle Konferenzanlage, ein Raum für zwölf kommt ohne sie nicht aus.

Möbel & Layout

• Tischtiefe mind. 90 cm (mit Video 110 cm für Kamera-Abstand).
• Stühle: hoher Sitzkomfort, gepolstert, mit Armlehnen. Rollen nur bei Workshop-Nutzung.
• Sideboard/Media-Wall mit Kabelmanagement, Displayhalterung, Whiteboard.
• Bei > 6 Personen: zweite Displayseite oder Beamer für Rückreihe.

Ergonomische Stühle sind im Besprechungsraum weniger kritisch als am Arbeitsplatz, weil dort selten acht Stunden am Stück gesessen wird — bei Räumen für lange Workshops kehrt sich das um. Achten Sie stattdessen darauf, dass sich die Bestuhlung schnell umstellen lässt: Moderne Besprechungsräume werden im Wochenverlauf für sehr verschiedene Formate genutzt.

AV- und Videokonferenztechnik

Die Technik-Wahl entscheidet über Nutzbarkeit und Kosten:

• Huddle: Single-Display 55–65", All-in-One Videobar (Kamera + Mikro + Lautsprecher).
• Standard: Single-Display 75–86", Konferenzsystem mit Weitwinkelkamera und Deckenmikro.
• Boardroom: Dual-Display 85"+, PTZ-Kamera, Deckenmikros, Deckenlautsprecher, Room-Controller.
• Konferenzsaal: LED-Wall oder Laserbeamer, Line-Array-Beschallung, drahtlose Mikros, dedizierter Regie-Platz.

Nachhallzeit: wie viel Absorberfläche ein Besprechungsraum wirklich braucht

„Der Raum hallt" ist die häufigste Beschwerde über Besprechungsräume – und die einzige, die sich vorab ausrechnen lässt. Ratgeber zu diesem Thema empfehlen an dieser Stelle üblicherweise „Akustikelemente"; wie viel Fläche das konkret bedeutet, steht praktisch nirgends. Die Rechnung ist aber unkompliziert.

Als Zielwert für Räume, in denen gesprochen und zugehört wird, arbeiten wir mit einer Nachhallzeit von 0,6 s; maßgeblich für die Festlegung im Einzelfall ist die DIN 18041. Aus Zielwert und Raumvolumen ergibt sich über die Sabinesche Gleichung die erforderliche äquivalente Absorptionsfläche A:

A = 0,163 · V / T – mit V als Raumvolumen in m³ und T als Ziel-Nachhallzeit in Sekunden.

Die praktische Konsequenz steht in der letzten Spalte: Ein Besprechungsraum für acht Personen braucht rund 20 m² absorbierende Fläche – bei 24 m² Grundfläche entspricht das über 80 % der Deckenfläche. Mit vier dekorativen Wandpaneelen ist es also nicht getan. In der Regel führt der Weg über eine flächig wirksame Akustikdecke, ergänzt um Absorber an einer Wandfläche – idealerweise gegenüber der Hauptsprechrichtung.

Zwei Einschränkungen, damit die Zahlen richtig gelesen werden. Erstens setzt die Sabinesche Gleichung ein diffuses Schallfeld voraus und liefert eine Näherung, keine raumakustische Auslegung; kleine, stark gedämpfte oder ungünstig geschnittene Räume weichen ab. Zweitens ist α_w ein Einzahlwert – eine echte Auslegung rechnet in Oktavbändern, weil poröse Absorber im Tieftonbereich deutlich schlechter wirken als bei Sprachfrequenzen. Anwesende Personen, gepolsterte Stühle und ein textiler Bodenbelag tragen ihrerseits zur Absorption bei und verringern die erforderliche Zusatzfläche. Die Grundlagen dazu stehen in unserem Ratgeber zum Schallschutz im Büro.

Rechtlich hängt der Zielwert an § 3a Absatz 1 der Arbeitsstättenverordnung: Wer die Technischen Regeln für Arbeitsstätten einhält, darf davon ausgehen, die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Genau diese Vermutungswirkung gibt der ASR A3.7 ihr praktisches Gewicht — sie ist der Maßstab, an dem eine Raumakustik im Streitfall gemessen wird. Zum Nachlesen: § 3a ArbStättV im Volltext sowie unser Ratgeber ASR A3.7: Lärm im Büro.

Akustik & Vertraulichkeit

Glaswände sehen repräsentativ aus, sind akustisch aber die Schwachstelle. Für vertrauliche Boardrooms empfehlen wir 42–46 dB Schalldämmung – realistisch nur mit Doppelverglasung und akustisch dichten Türen. Innen sorgen Deckenabsorber (siehe Akustikdecken) und Wandpaneele für kurze Nachhallzeit. Video-Übertragung wird ohne Absorber unverständlich.

Für die Wände selbst: Glastrennwände Preise mit Akustikoptionen.

Die Vorschriften, die kein Ausstattungskatalog nennt: Fläche, Luft und Temperatur

Ein Besprechungsraum ist arbeitsschutzrechtlich ein Raum wie jeder andere — und genau das wird bei der Ausstattung regelmäßig übersehen, weil dort niemand dauerhaft sitzt. Der Anhang der Arbeitsstättenverordnung stellt in Nummer 1.2 Absatz 2 klar: „Die Abmessungen der Räume richten sich nach der Art ihrer Nutzung." Und Nummer 1.2 Absatz 3 ergänzt: „Die Größe des notwendigen Luftraumes ist in Abhängigkeit von der Art der physischen Belastung und der Anzahl der Beschäftigten sowie der sonstigen anwesenden Personen zu bemessen."

Für die Praxis heißt das zweierlei. Erstens: Der Luftraum wird nach Personenzahl bemessen, nicht nach Quadratmetern — ein Raum, der für vier Personen gut funktioniert, ist mit zehn Personen nach zwei Stunden verbraucht. Nummer 3.6 Absatz 1 verlangt „ausreichend gesundheitlich zuträgliche Atemluft", Nummer 3.5 Absatz 1 eine „gesundheitlich zuträgliche Raumtemperatur". Zweitens: Beides ist eine Ausstattungsfrage, nicht nur eine Bauentscheidung. Ein Besprechungsraum ohne Fenster braucht eine Lüftung, die auf die maximale Belegung ausgelegt ist — und ein Raum mit vollverglaster Front braucht im Sommer eine Antwort auf die Wärmelast, sonst wird die Technik ausgeschaltet, um das Fenster zu öffnen.

Kommt der Raum durch Glastrennwände zustande, gilt zusätzlich die Kennzeichnungspflicht aus Anhang Nummer 1.5 Absatz 3: „Durchsichtige oder lichtdurchlässige Wände, insbesondere Ganzglaswände in Arbeitsräumen oder im Bereich von Verkehrswegen, müssen deutlich gekennzeichnet sein." Die Markierung ist eine eigene Position — sie fehlt in Angeboten regelmäßig.

Anhang der Arbeitsstättenverordnung im Volltext — Glastrennwände: Systeme, Glasaufbau und Schallschutz.

Kosten nach Raumgröße

Zahlen ohne Trennwände, Boden und Beleuchtung. Wir planen und liefern Meetingräume als Teil einer vollständigen Objektausstattung – alles aus einer Hand – schicken Sie uns Grundriss und Anforderung.