Büroplanung: Die vollständige Checkliste für New-Work-Flächen
Von der Bedarfsanalyse bis zum Umzugstag: die Schritte, Kennwerte und Fallstricke einer Büroplanung – praxiserprobt aus über 1.200 Projekten.
Die Fehler einer Büroplanung wachsen mit der Fläche. Ein 15-Personen-Startup kann Layout-Fehler in einem Wochenende korrigieren, ein 300-Personen-Konzern nicht. Diese Checkliste bringt die richtige Reihenfolge – Bedarf vor Layout, Layout vor Möbel, Möbel vor Technik. Sie basiert auf 30 Jahren Praxis und den aktuellen Regelwerken (ASR A1.2, DGUV, DIN 18041).
Die 6 Phasen einer Büroplanung
- Bedarfsanalyse (2–4 Wochen)
- Flächen- und Zonenkonzept (2–3 Wochen)
- Layout & Möbelplanung (3–5 Wochen)
- Ausschreibung / Angebotsphase (3–4 Wochen)
- Fertigung & Lieferung (6–12 Wochen)
- Montage, Abnahme, Bezug (1–3 Wochen)
Phase 1: Bedarfsanalyse
Die wichtigste – und am häufigsten übersprungene – Phase. Zu klären:
- Personenzahl heute und in 3 Jahren
- Präsenz-Quote (Tage/Woche vor Ort im Schnitt)
- Meeting-Frequenz und -Größe
- Vertraulichkeitsanforderungen (DSGVO-relevante Rollen)
- Sonderräume: Labor, Werkstatt, Studio, Empfang, Küche, Ruheraum
- Barrierefreiheit nach DIN 18040
- Fluchtwege, Sammelplatz, Brandschutzkonzept
Flächenkennwerte, mit denen Sie rechnen können
| Zone | m² pro Kopf | Anteil an Gesamtfläche |
|---|---|---|
| Arbeitsplatz (fix) | 8–12 | 40–55 % |
| Meeting-Räume | 2–4 | 12–20 % |
| Focus / Pods | 0,5–1 | 3–6 % |
| Empfang / Küche / Social | 1–2 | 8–12 % |
| Sanitär / Nebenflächen | 1–1,5 | 8–10 % |
| Verkehr / Flure | 2–3 | 15–20 % |
Realistischer BGF-Wert pro Kopf für moderne Büros: 12–18 m². Hybrid-Konzepte mit Sharing-Faktor 1,3 kommen mit 9–13 m² aus.
Zonierung nach Activity-Based Working
Statt "jeder hat einen Schreibtisch" wird nach Tätigkeitsart differenziert. Fünf Grundzonen decken 90 % aller Nutzungen ab:
- Concentrate: Ruhige Einzelarbeitsplätze, Pods, Focus-Räume.
- Collaborate: Meeting-Räume, Projektflächen, Whiteboards.
- Communicate: Telefonboxen, Video-Räume, offene Sofa-Nischen.
- Contemplate: Lounge, Bibliothek, Bewegungsräume.
- Congregate: Küche, Empfang, Townhall-Fläche.
Für die Trennung der Zonen sind Systemtrennwände und Ganzglaswände die flexibelsten Werkzeuge – Bauantrag entfällt, Umkonfiguration jederzeit möglich.
Ergonomie & Technik
- Höhenverstellbare Tische (65–125 cm) als Standard – DGUV empfiehlt.
- Bildschirmarbeitsplatz-Beleuchtung 500 lx, 4.000 K, blendfrei.
- Akustik nach DIN 18041 – Nachhallzeit < 0,5 s.
- Netzwerk und Strom im Rasterboden / Deckensegel, nicht in der Wand.
- Videokonferenz-Kompatibilität in mind. 60 % der Meeting-Räume.
Timing & Budget-Kennwerte
Für die frühe Kostenschätzung: 2.400–4.800 € pro Arbeitsplatz Möblierung, plus 200–450 €/m² Ausbau (Wände, Böden, Deckenakustik, Elektro). Ein 50-Kopf-Büro auf 800 m² liegt in Deutschland realistisch zwischen 380.000 und 720.000 € netto.
Die Master-Checkliste zum Abarbeiten
- ☐ Bedarfsanalyse dokumentiert (Personen, Zonen, Wachstum, Sonderräume)
- ☐ Flächenkennwerte gegen ASR A1.2 abgeglichen
- ☐ Fluchtwege & Brandschutzkonzept mit Sachverständigem geprüft
- ☐ Zonen-Layout in CAD, mit Möbelraster
- ☐ Trennwandkonzept (feste Wände vs. Systemtrennwände vs. Pods)
- ☐ Akustikkonzept nach DIN 18041
- ☐ Elektro- und Netzwerk-Konzept (Boden vs. Decke)
- ☐ Barrierefreiheit nach DIN 18040
- ☐ Möbelspezifikation mit Nachhaltigkeitskriterien
- ☐ Zeitplan mit Fertigungs- und Lieferzeiten
- ☐ Umzugsplan & Change-Kommunikation
- ☐ Abnahmeprotokolle & Gewährleistungsfristen
Wenn Sie diese Liste in Ihrem Projekt durchgehen wollen: wir übernehmen die Planung inklusive Aufmaß, CAD, Ausschreibung und Montage aus einer Hand – siehe Büroeinrichtung.
Häufige Fragen
Wie viele Quadratmeter braucht ein Arbeitsplatz?
ASR A1.2 fordert mindestens 8 m² Grundfläche pro Bildschirmarbeitsplatz (inkl. Bewegungsflächen), in Großraumbüros 12–15 m². Realistischer Planungswert für New-Work-Konzepte inkl. Meeting-Anteil: 12–18 m² pro Kopf.
Wie viele Meeting-Räume brauchen wir?
Faustregel: pro 8–10 Mitarbeitende ein Meeting-Platz, davon 30 % 2er-Räume, 50 % 4–6er, 20 % 8+P. Bei Hybrid-Setups mehr kleine Räume für Video-Calls, weniger große.
Was kostet eine Büroeinrichtung pro Arbeitsplatz?
Basis: 1.900–2.800 € (Tisch, Stuhl, Container, Beleuchtung). Standard: 3.200–4.800 €. Premium (höhenverstellbarer Tisch, Vitra/Wilkhahn-Stuhl, Design): 5.500–8.500 €. Zuzüglich Meeting-Räume und Sonderzonen.
Wie lange dauert eine Büroplanung?
Kleine Projekte (<20 Arbeitsplätze): 8–12 Wochen. Mittel (20–80): 4–6 Monate. Groß (>80 oder Neubau): 9–14 Monate. Inklusive Bedarfsanalyse, Layout, Ausschreibung, Fertigung und Montage.
Was gehört in eine Bedarfsanalyse?
Personenzahl heute + 3 Jahre Prognose, Anteil Präsenz/Homeoffice, Meeting-Frequenz, Vertraulichkeitsanforderungen, Sonderräume (Labor, Werkstatt), Barrierefreiheit, Wachstums- und Umzugsszenarien.
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